Toutes les entreprises sans exception ont l’obligation de déclarer leurs revenus auprès du fisc (l’administration fiscale). Ce dernier a donc le droit de regard sur les données envoyées. Ainsi, elle organise de temps en temps des contrôles fiscaux auprès des entreprises, afin de vérifier l’acquittement des obligations et la conformité des informations. Mais, avant qu’ils ne soient effectués, une notification est envoyée à la société. Ainsi, elle a le temps de se préparer. Alors, quelles sont les mesures à prendre pour bien préparer un contrôle fiscal ?
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Demander conseil à un professionnel
En tant que chef d’entreprise, lorsque vous recevez un avis de vérification de la part de l’administration fiscale, il est recommandé de demander conseil à un professionnel. Pour cela, vous pouvez vous tourner vers un Avocat droit fiscal Lille. Les avantages de consulter ce type de professionnel sont multiples, surtout si vous avez quelque chose à vous reprocher. Il pourra vous prodiguer des conseils sur la procédure, qui vous éclaireront.
Faire appel à un avocat est également indispensable pour vous sentir épaulés du début à la fin. Il faut dire que le contrôle peut ne pas s’arrêter à la simple visite de l’inspecteur. Il peut avoir une suite. C’est d’ailleurs pour vous laisser le temps de bien vous préparer que vous êtes généralement prévenu à l’avance.
S’assurer de la conformité de l’avis
Vous devez vous assurer de la conformité de l’avis de vérification lorsqu’il vous parvient. Pour cela, la première chose à faire est de vous rassurer que vous n’êtes pas dans le collimateur de quelqu’un, quelque part. Ensuite, assurez-vous que le document reçu respecte bien toutes les règles requises. Pour y arriver, vérifiez si les années qui seront soumises à la vérification y sont spécifiées. En effet, les documents à préparer varient généralement d’une année à une autre.
L’avis doit également mentionner la date de l’inspection. À cet effet, un délai d’au moins deux jours entre la réception et la première visite doit être accordé. L’avis doit également vous parvenir par courrier recommandé avec accusé de réception. Enfin, la charte du contribuable doit figurer dans le courrier. Au cas où un seul de ces éléments ferait défaut, l’avis de vérification n’est pas valable. En principe, lorsque vous demandez conseil à un professionnel, il vous aide à vérifier tous ces petits détails.
Préparer les documents à fournir
Lorsque vous êtes sûr de la conformité de l’avis, vous devez préparer les documents à fournir. En effet, avant tout contrôle, il vous sera demandé d’envoyer le fichier des écritures comptables (FEC) au fisc. Il comprend un certain nombre d’éléments. Parmi ceux-ci, vous avez le code journal de l’écriture comptable. Vous avez également le libellé du journal de l’écriture comptable et le lettrage de l’écriture comptable. A ceux-ci s’ajoutent :
- Le Libellé de compte ;
- Les montants au débit et au crédit ;
- Le Numéro de compte, etc.
En dehors du fichier des écritures comptables que vous devez envoyer, il y a plusieurs autres documents à préparer. Ceux-ci sont à mettre à disposition de l’inspecteur lors de sa visite. Parmi les plus fréquents, vous avez les statuts de la société, les procès-verbaux de l’assemblée, les journaux divisionnaires, le grand livre, celui d’inventaire, les déclarations fiscales. Mais, ce n’est pas tout. Vous retrouvez également dans cette liste les factures d’achat et de vente, les fiches de paie, les notes de frais et même les contrats d’embauche potentiels.
Passez tout en revue
Pour passer un contrôle fiscal avec succès, votre comptabilité doit faire preuve de sincérité, de fiabilité et de conformité avec les obligations fiscales. Il est donc indispensable que l’expert-comptable mobilise son équipe afin d’amoindrir les redressements fiscaux. Ils doivent gérer soigneusement l’archivage des factures, passer en revue et actualiser les pistes d’audit fiable. Mais ce n’est pas tout. Il est également important de bien vérifier le fichier des écritures comptables avant de l’expédier. Tout ceci peut prendre du temps, mais il est indispensable que tout soit fait avant le jour de l’inspection.
Définir un interlocuteur
Pendant le contrôle, l’inspecteur posera surement des questions. Il est donc indispensable que vous désigniez un interlocuteur qui sera chargé d’y répondre. Bien évidemment, en tant que chef d’entreprise, vous pouvez vous en charger. Si vous ne voulez pas le faire, ou si vous n’êtes pas disponible, vous pouvez mandater une ou plusieurs personnes de l’entreprise. Vous pouvez par exemple confier cette mission au responsable DAF et/ou au comptable. Le reste de l’équipe de comptabilité peut se charger de la préparation des documents, sans rencontrer le contrôleur.
Préparer l’accueil du contrôleur dans les locaux de l’entreprise
Il est important de bien accueillir l’inspecteur dans vos locaux, afin de lui donner une bonne impression dès son arrivée. Pour ce faire, vous devez penser à l’avance à la pièce dans laquelle vous allez l’installer tout au long de son travail. Surtout, évitez de le mettre dans un cagibi sombre au sous-sol. Il est également déconseillé de l’installer des jours durant dans la grande salle de réunion de la société. Mettez-le plutôt dans un bureau confortable, mais sans excès. Il doit simplement être accessible. Cependant, il ne doit pas être à proximité du service comptable. Il ne doit pas non plus être ouvert sur le hall d’accueil.
Maintenir une attitude exemplaire
Tout au long du passage de l’inspecteur dans les locaux de votre entreprise, il est important que vous ayez une attitude positive et proactive. Il est là pour effectuer un travail, donc vos relations doivent demeurer professionnelles. Il faut dire qu’au-delà de tout, la qualité du contact que vous nouez avec lui aura une influence sur l’issue de la vérification.
En résumé, lorsque vous recevez un avis de vérification de la part de l’administration fiscale, il est important de bien vous préparer. Pour ce faire, vous devez prendre quelques dispositions. Il s’agit de demander conseil à un professionnel, vous assurer de la conformité de l’avis, préparer les documents à fournir et passer tout en revue. Vous devez également définir un interlocuteur, préparer l’accueil du contrôleur dans les locaux de l’entreprise et maintenir une attitude exemplaire.
